Konstruktivní zpětná vazba pozitivně ovlivňuje komunikaci mezi zaměstnanci, pracovní výkon a napomáhá tak k celkovému rozvoji firmy. Aby se z ní však vytěžilo maximum, je důležité podávat ji efektivně, s úctou a respektem. Jak na to? Následující tipy Vás seznámí s pravidly, které Vám její formulaci usnadní!
- Dávejte zpětnou vazbu pravidelně – všichni v týmu se ji tak naučí brát jako běžnou součást profesní praxe.
- Buďte co nejvíce konkrétní a demonstrujte zpětnou vazbu na relevantních podkladech.
- Snažte se druhého nehodnotit a spíše se zaměřte na věcný popis jeho chování v dané situaci.
- Dávejte důraz zejména na to, co je třeba změnit – uvádějte detaily.
- Navrhujte alternativní řešení situací, které neproběhly podle Vašich představ.
- Zeptejte se dotyčného, jak danou situaci vidí on. Otázky používejte především otevřené, aby mohla být jeho reakce obsáhlejší.
- Zpětnou vazbu vždy formulujte pouze za sebe.
- Pro usnadnění vzájemného pochopení nezapomeňte zmínit důvod, proč zpětnou vazbu dáváte a k jaké konkrétní situaci se váže.
- Formulujte zpětnou vazbu pouze jako Vaši reflexi proběhlé situace.
- Negativní zpětnou vazbu není nutno sdělovat pouze se dvěma pozitivními, tzv. „sendvičovou metodou.“ Pokud ji vyslovíte napřímo, umožníte tím otevřenou diskuzi nad daným tématem.
Nyní již známe obecná pravidla, kterých je dobré se držet při dávání jakékoliv zpětné vazby. Pojďme si však toto téma více specifikovat a zaměřit se na zpětnou vazbu v konkrétních profesních vztazích.
Jak dávat zpětnou vazbu podřízenému:
- Snažte se, aby probíhala jeden na jednoho, zejména pokud má být negativní. Zamezíte tak tomu, aby se zaměstnanec cítil před kolegy poníženě.
- Zakončete ji pozitivně. Je důležité, aby se zaměstnanec po zpětné vazbě cítil motivovaně svůj výkon zlepšit.
- Pro zachování rovnováhy mezi pozitivní a negativní zpětnou vazbou použijte metodu 3+3 – řekněte podřízenému jeho 3 silné a 3 slabé stránky. Podpoříte tak jeho motivaci a zlepšení výkonu zároveň.
- Dejte podřízenému prostor navrhnout vlastní řešení dané situace.
- Na závěr se zeptejte, jak můžete Vy osobně podřízenému pomoci s oblastí, v níž má potenciál se zlepšit.
Jak dávat zpětnou vazbu kolegovi:
- Pracujete-li ve stejném týmu, buďte co nejvíce specifičtí – uvádějte konkrétní příklady situací, na které se Vaše zpětná vazba váže.
- Pro větší efektivitu se snažte se být co nejvíce aktuální – čím dříve se k dané situaci vyjádříte, tím lépe se bude společně řešit.
- Buďte empatičtí – dávejte zpětnou vazbu tak, jak byste si ji Vy sami přáli dostat.
- Neváhejte vyzvat kolegu, aby se i on vyjádřil k Vaší práci – vyvarujete se tak přílišné dominance.
- I přesto, že máte s kolegou přátelský vztah, nebojte se být k němu upřímní. Konstruktivní zpětnou vazbou mu dáváte najevo, že Vám na něm záleží.
Jak dávat zpětnou vazbu nadřízenému:
- Zdvořilost je zde více než na místě – ideálně se nadřízeného předem zeptejte, zda o zpětnou vazbu stojí.
- Držte se konkrétních podkladů, na kterých nadřízenému demonstrujete svůj pohled na věc.
- Vyjadřujte zpětnou vazbu pouze ze své vlastní perspektivy – vyvarujte se prezentování názorů Vašich kolegů.
- Navrhněte vlastní řešení dané situace – dáte tak nadřízenému najevo svou proaktivitu.
- Sdělujte zpětnou vazbu s respektem, ale bez zbytečné cenzury. Je i v nadřízeného zájmu svůj pracovní výkon neustále zlepšovat a Vaše zpětná vazba mu s tím může jedině pomoci.
Kristýna Tabačíková